n8n vs. Zapier vs. Make vs. Power Automate vs. Activepieces: Workflow-Automatisierung im großen Vergleich 2026

Im August 2026 sind Tools zur Workflow-Automatisierung, die wiederkehrende Handarbeit ohne eine Zeile Code miteinander verdrahten, längst kein Spielzeug für Early Adopters mehr. Anfragen aus dem Postfach ins CRM schieben, Zahlungs-Webhooks nach Slack melden, ein LLM eine Zusammenfassung schreiben lassen und das Ergebnis in Notion ablegen: Solche Pipelines sind in den meisten Teams nicht mehr „nice to have”, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Mannschaft nicht im Kleinklein aufgerieben wird. Sobald es aber an die Auswahl geht, wird die Sache unübersichtlich. Dieser Artikel nimmt die Workflow-Automatisierung im Vergleich nicht als Aneinanderreihung von Preisschildern in Angriff, sondern aus der einzig relevanten Perspektive: Was genau verbrennt mein konkreter Workflow am Monatsende?

Der Grund, warum ausgerechnet diese Kategorie so schwer zu durchschauen ist, lässt sich in einem Satz sagen: Alle fünf Produkte rechnen in einer anderen Einheit ab. Zapier zählt einen einzelnen Aktionsschritt als einen Task, n8n zählt einen kompletten Workflow-Durchlauf als eine Execution, Make zählt eine Modulaktion als einen Credit. Power Automate rechnet zwar über Lizenzen pro Nutzer und pro Bot ab, steuert den Verbrauch aber getrennt über ein tägliches Anfragekontingent (Power Platform Requests), und Activepieces arbeitet zwar mit Credits, nennt deren absolute Zahl aber nirgends. Sobald man also Schlagzeilenpreise wie „19 $ im Monat gegen 9 $ im Monat” nebeneinanderstellt, ist der Vergleich bereits falsch.

Dazu kommt ein symbolträchtiges Ereignis aus dem Sommer 2026: Relay.app, lange als aufstrebender Herausforderer gehandelt, hat am 16. Juli 2026 die Einstellung des Dienstes angekündigt. Kostenlose Konten laufen am 15. August 2026 um 23:59 Uhr (PT) aus, zahlende Konten am 14. September 2026 um 23:59 Uhr (PT); Neuanmeldungen und Upgrades von Free auf Paid wurden bereits gestoppt. Immerhin: Die Abos wurden zum 16. Juli gekündigt, es gibt also keine weiteren Rechnungen, und Workflows, Sequenzen sowie MCP-Server lassen sich als JSON, Tabellen als CSV exportieren. Einen Grund für die Einstellung hat das Unternehmen nicht genannt. Die Lehre daraus ist eindeutig: „Überlebt der Anbieter?” und „Komme ich mit meinen Daten wieder raus?” sind bei der Auswahl eines Automatisierungstools inzwischen genauso wichtige Kriterien wie die Funktionsliste.

Deshalb stützt sich dieser Artikel ausschließlich auf Werte, die am 2. August 2026 auf den offiziellen Seiten der Anbieter überprüft wurden, und vergleicht die fünf Produkte n8n, Zapier, Make, Microsoft Power Automate und Activepieces. Enthalten sind die Anatomie der Abrechnungseinheiten, die tatsächlichen Grenzen der Gratis-Tarife, die Zahl der Integrationen, die rechtlichen Unterschiede der Self-Hosting-Lizenzen und am Ende eine Empfehlung je Nutzertyp. Zahlen ohne saubere Quelle sind gar nicht erst aufgenommen, und wo ein Anbieter nichts veröffentlicht, steht schlicht „nicht veröffentlicht”.

1. Executive Summary: die fünf Workflow-Automatisierungstools im August 2026 auf einen Blick

Eine Zusammenfassung für alle, die es eilig haben. Sämtliche Preise in der folgenden Tabelle sind offizielle Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, und die Währung bleibt so, wie der jeweilige Anbieter sie ausweist (USD oder EUR). Für n8n, Zapier, Make und Activepieces existiert kein offizieller Preis in koreanischen Won, weshalb hier nichts eigenmächtig umgerechnet wurde.

📊 Große Vergleichstabelle der 5 Workflow-Automatisierungstools (Stand August 2026)

Aus dieser Tabelle sollten Sie vor allem einen Satz mitnehmen: Es gibt kein „günstiges Tool”, es gibt nur ein Tool, das für die Form Ihres Workflows günstig ist. Pipelines mit vielen Schritten und wenigen Durchläufen sprechen gegenüber Zapier überdeutlich für n8n – der Credit-Stückpreis von Make ist allerdings so niedrig, dass unter denselben Bedingungen die Gesamtsumme bei Make trotzdem günstiger ausfallen kann (den Break-even rechne ich in Kapitel 4 mit Zahlen vor). Wer nur ein- bis zweistufige Benachrichtigungen fährt, davon aber sehr viele, fährt mit einem günstigen Zapier-Tarif oder mit Make völlig ausreichend.

2. Deep Dive: die Kernfunktionen der 5 Workflow-Automatisierungstools

🟠 1) n8n – eine erste Adresse für selbstgehostete Automatisierung unter Entwicklern

• Der strukturelle Vorteil der Abrechnung pro Execution: n8n zählt unabhängig von der Schrittzahl einen kompletten Durchlauf als 1 Execution. Ob drei Schritte oder dreihundert, macht keinen Unterschied. Das ist die exakte Gegenphilosophie zu Zapier, wo jeder Aktionsschritt einen Task abzieht, und je komplexer die Datenpipeline, desto weiter geht die Kostenschere auf. Wenn n8n im Marketing damit wirbt, „deutlich günstiger” zu sein, liegt das nicht an der Performance, sondern genau an dieser Zählweise.
• Bei n8n 2.0 geht es im Kern um Sicherheit und Deployment-Stabilität: In der 2026 erschienenen 2.x-Reihe ist der Task Runner standardmäßig aktiv, sodass Code-Nodes in einer isolierten Umgebung laufen, der Zugriff auf Umgebungsvariablen aus dem Code-Node ist standardmäßig blockiert (und muss explizit freigegeben werden), und die Nodes ExecuteCommand sowie LocalFileTrigger sind ab Werk deaktiviert. Der In-Memory-Modus für Binärdaten wurde vollständig entfernt. Ein Release, das das Risiko frontal angeht, dass ein selbstgehostetes Automatisierungstool beliebigen Code auf dem Firmenserver ausführt.
• Die Trennung von Save und Publish ist die im Alltag spürbarste Änderung: Bisher war Bearbeiten gleichbedeutend mit Produktivsetzung – ein Versehen wurde sofort zum Vorfall. Ab 2.x speichert Save nur die Bearbeitung, ohne die Produktion anzufassen, und erst Publish rollt aus. Canvas und Sidebar wurden überarbeitet, und für den Umstieg gibt es ein Migrationstool, das die Kompatibilität vorab prüft.
• Mehrstufige Agenten über den AI-Agent-Node: Verbindet man den auf LangChain basierenden AI-Agent-Node mit einem Chat-Modell und Tools, entscheidet der Agent selbst, welches Tool er aufruft. Über den Sub-Node „AI Agent Tool” lassen sich sogar mehrstufige Konstruktionen bauen, bei denen ein Agent weitere Agenten aufruft. Die kostenpflichtigen Tarife enthalten KI-Credits: Starter 2.300 pro Monat, Pro bis zu 13.700 pro Monat.
• Kapital und Community als Überlebenssignal: Im Mai 2026 wurde n8n durch eine strategische Investition von SAP mit 5,2 Milliarden US-Dollar bewertet – rund das Doppelte gegenüber der Series C vom Oktober 2025 (180 Millionen US-Dollar bei einer Bewertung von 2,5 Milliarden). Auf der offiziellen Preisseite weist n8n selbst 198.813 GitHub-Sterne aus (Eigenangabe). Direkt nach dem Fall Relay.app wiegt dieser Punkt alles andere als leicht.

⚡ 2) Zapier – über 9.000 Apps, unverändert der Kategorieführer

• Bei der Integrationsbreite kommt schlicht kein Wettbewerb zustande: Offiziell ausgewiesen sind über 9.000 Apps und über 30.000 Aktionen. Gegenüber 1.993 bei n8n und über 700 bei Activepieces ist das eine andere Größenordnung. Wer sein Auswahlverfahren daran entscheidet, ob „dieses eine schräge SaaS, das bei uns im Einsatz ist” in der Liste steht, hat faktisch keine Alternative.
• ⚠️ Schon die Tarifnamen müssen Sie neu lernen: Die alte Dreiteilung Starter / Professional / Company gibt es nicht mehr. 2026 gilt die Vierteilung Free / Professional / Team / Enterprise. Zahlreiche Blogartikel zitieren weiterhin veraltete Tabellen mit Einträgen wie „Starter 20 $” – prüfen Sie bei Preisrecherchen also unbedingt das Datum auf der offiziellen Seite.
• Ein Task ist ein „erfolgreicher Aktionsschritt”, der Trigger zählt nicht mit: Ein Zap mit fünf Schritten kostet pro Durchlauf fünf Tasks. Entscheidend ist außerdem, dass sich Automatisierungen, AI by Zapier, Code-Schritte und Zapier MCP ein gemeinsames Kontingent teilen. Es gibt kein getrenntes Budget pro Produkt – wenn also Claude oder ChatGPT über MCP munter Zapier-Aktionen abfeuern, versiegt zugleich das Task-Budget für die Automatisierung.
• Der Überschreitungstarif ist geradezu strafend: Über dem Task-Limit wird auf Pay-per-Task umgestellt, und zwar beim monatlichen Auto-Billing zum 2,5-Fachen, beim jährlichen zum 1,25-Fachen des Grundsatzes. Das ist der klassische Weg zu einer Rechnung, die in einem trafficstarken Monat völlig aus dem Ruder läuft.
• KI-Funktionen werden modular und getrennt vom Hauptabo abgerechnet: Agents laufen nicht über Tasks, sondern werden separat nach „Activities” abgerechnet – kostenlos sind 400 Activities pro Monat, Agents Pro beginnt bei jährlicher Abrechnung bei rund 33,33 $ im Monat. Chatbots kommen ebenfalls separat: zwei kostenlos, kostenpflichtig ab etwa 13,33 $ im Monat (jährlich gerechnet). Umgekehrt verbrauchen Tables und Forms keine Tasks, und Canvas ist in allen Tarifen enthalten.

🟣 3) Make – visueller Szenario-Canvas und ein aggressiver Einstiegspreis

• 9 $ im Monat (jährliche Abrechnung) für 10.000 Credits: Der Core-Tarif kostet in der 10.000-Credit-Stufe 9 $ im Monat. Dieselbe „Zehntausender-Marke” kostet bei Zapier Professional 129 $ im Monat und bei n8n Pro 50 €. Die Einheiten sind unterschiedlich definiert, ein direkter Vergleich verbietet sich also – dass Make aber die psychologisch niedrigste Einstiegshürde hat, steht außer Frage.
• Ein Credit = eine Modulaktion: Zum 27. August 2025 wurde die Bezeichnung „Operations” in „Credits” geändert. Preise und Limits blieben eingefroren, Restbestände an Operations wurden 1:1 in Credits überführt. Was wie eine reine Umbenennung aussieht, verbirgt allerdings eine reale Änderung.
• Nur die KI-Module rechnen jetzt variabel ab: Die nativen OpenAI-/Anthropic-Konnektoren, Bildverarbeitungsmodule und Ähnliches kosten nicht mehr pauschal 1 Credit, sondern verbrauchen variable Credits auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs. Wer LLMs schwer belastet, kann den Credit-Verbrauch also kaum noch vorhersagen – beobachten Sie im ersten Monat unbedingt die Verbrauchsprotokolle, bevor Sie sich auf einen Tarif festlegen.
• Die Tarifunterschiede liegen nicht in Funktionen, sondern im Betriebskomfort: Core bietet unbegrenzt aktive Szenarien und einen Minutentakt, Pro ergänzt Priority Execution und Volltextsuche in den Ausführungsprotokollen, Teams zusätzlich Team-Rollen, geteilte Szenario-Vorlagen und Make Grid. Alle kostenpflichtigen Tarife haben unbegrenzte Plätze, die Kosten steigen also nicht linear mit der Teamgröße – ein entscheidender Unterschied zu Zapier. Ausführungsprotokolle werden von Free bis Teams 30 Tage aufbewahrt, bei Enterprise 60 Tage.
• Das KI-Lineup steht sogar dem Gratis-Tarif offen: Make AI Agents sind zwar Beta, aber in allen Tarifen inklusive Free nutzbar, wahlweise über Makes eigenen AI Provider oder mit eigenem LLM-API-Schlüssel (BYOK). Dazu kommen Maia, das Szenarien aus natürlicher Sprache baut, und Make Grid (ab Teams), das die gesamte Automatisierungslandschaft sichtbar macht.

🟦 4) Microsoft Power Automate – das einzige Produkt, bei dem man Plätze statt Verbrauch kauft

• Der Preis ist ein fester Platzpreis, der Verbrauch aber durch ein hartes Kontingent gedeckelt: Als Einziges der fünf läuft die Abrechnung über feste Lizenzen pro Nutzer und pro Bot, weshalb die Rechnung selbst bei explodierenden Ausführungszahlen nicht linear mitwächst. So weit stimmt es. Nicht stimmt hingegen die verbreitete Aussage, das Produkt messe den Verbrauch überhaupt nicht. Microsoft führt einen eigenen Zähler namens Power Platform Requests (PPR) und begrenzt Power Automate Premium auf 40.000 PPR pro Nutzer und 24 Stunden sowie Process und Hosted Process auf 250.000 PPR pro Lizenz und 24 Stunden (dazu kommt ein lizenzunabhängiges Limit von 100.000 Anfragen je fünf Minuten). Auch was als eine Anfrage zählt, entspricht faktisch einem Zapier-Task. Wörtlich in der offiziellen Dokumentation: Gezählt werden Connector-Aufrufe und HTTP-Aktionen, aber ebenso „eingebaute Aktionen von der Variableninitialisierung bis zu einer simplen Compose-Aktion”; erfolgreiche und fehlgeschlagene Aktionen zählen gleichermaßen, und auch Wiederholungsversuche sowie Anfragen aus der Paginierung fallen darunter. In diesem Produkt werden Aktionen also über ein Kontingent statt über den Preis gemessen.
• Wird das Limit überschritten, reagiert nicht die Rechnung zuerst, sondern der Flow: Überschreitungen verteuern nicht, sie führen zu Throttling. Auflösen lässt sich das nur, indem man das Power-Platform-Request-Kapazitäts-Add-on kauft, das das Limit um weitere 50.000 je 24 Stunden anhebt, oder auf Pay-as-you-go umstellt (Process-Lizenzen lassen sich zudem auf einem Flow stapeln und bringen je 250.000 PPR zusätzlich). Aktuell befinden sich alle Organisationen in einer Übergangsphase mit großzügigeren als den offiziellen Limits – Microsoft selbst rät jedoch, Flows gegen die offiziellen Zahlen zu entwerfen. Für das Team mit der Situation „Der Trigger feuert zehntausende Male am Tag und die Task-Gebühren machen mir Angst” gilt deshalb: Die feste Rechnung bleibt ein echter Vorteil, aber das Problem verschwindet nicht – es verwandelt sich vom Preisproblem in ein Kontingent-Designproblem. Ein Fünf-Schritt-Flow mit 10.000 Läufen am Tag sind allein schon 50.000 PPR und damit über dem offiziellen Limit eines einzelnen Premium-Platzes. Zwei Einschränkungen: Desktop-Flow-Ausführungen (RPA) verbrauchen keine PPR, und Dataverse-Kapazität sowie Copilot-Credits werden zusätzlich zu diesem Kontingent verbraucht.
• Das einzige Produkt mit offiziellem Preis in koreanischen Won: Power Automate Premium kostet 15,00 $ (20.300 KRW) pro Nutzer und Monat, Power Automate Process 150,00 $ (202.700 KRW) pro Bot und Monat, Hosted Process 215,00 $ (290.500 KRW) pro Bot und Monat. Für die anderen vier Produkte existiert schlicht kein offizieller Won-Preis, sodass Wechselkurs- und Umsatzsteuerrisiko beim Team hängen bleiben – wer den koreanischen Markt evaluiert oder dort einkauft, wird diesen Unterschied im Einkaufsprozess deutlich stärker spüren, als es zunächst wirkt.
• Das einzige Produkt mit nativem RPA: RPA auf Basis von Desktop-Flows ist eingebaut. Attended Desktop-Flows, also solche mit Mensch davor, sind in Premium enthalten, für unbeaufsichtigte (unattended) Ausführung braucht es Process (150 $/Bot). Wer Altsysteme, Legacy-Groupware oder hauseigene Windows-Programme ohne API automatisieren muss, kommt mit den anderen vier Produkten gar nicht erst in die Startlöcher.
• Process Mining steckt direkt im Produkt: In Premium sind Process- und Task-Mining mit 50 MB Speicher enthalten; für den ernsthaften Einsatz kostet das Process-Mining-Add-on 5.000 $ pro Tenant und Monat (6.756.800 KRW) und bringt 100 GB Datenspeicher, 2 GB Dataverse-Datenbank und 1 TB Dateispeicher mit. Es ist ein reines Premium-Add-on.
• Den strategischen Schwenk von 2026 müssen Sie unbedingt verstehen: Microsoft bewegt sich vom reinen Per-Seat-SaaS hin zu einem Hybrid aus „Platz + Agent + Verbrauch (Consumption)”. Zum 1. Juli 2026 wurden die Copilot-Preise neu geordnet und vier SKUs eingeführt: Business Standard + Copilot 23,50 $, Business Premium + Copilot 32 $, E7 Frontier Suite 99 $ und Copilot Business zum Listenpreis von 21 $. Die Aktion mit 18 $ pro Nutzer und Monat für Organisationen bis 300 Plätze endete am 30. Juni 2026. Am 16. Juni 2026 wurden zudem Copilot Cowork und die Work IQ API allgemein verfügbar – beide verbrauchen zusätzlich zur Platzgebühr Copilot Credits. Die Zeiten, in denen man einfach nur Plätze kaufte, sind also vorbei.
• Bei der Governance bleibt der Vorsprung erdrückend: Durch die Integration mit dem M365-Stack aus Entra ID, Purview, Teams und SharePoint ist dies die Option, die eine Konzern-Sicherheitsprüfung am leichtesten passiert. Umgekehrt wird durchgängig berichtet, dass nicht das Werkzeug selbst, sondern das Geflecht aus Lizenzen, Dataverse und Konnektorklassen (Standard/Premium) die eigentliche Einstiegshürde bildet.

🟩 5) Activepieces – als Einziges der fünf echtes Open Source

• Die MIT-Lizenz als entscheidendes Unterscheidungsmerkmal: Activepieces ist das einzige OSI-zertifizierte Open Source unter den fünf Produkten. Was n8ns Sustainable Use License untersagt – den Verkauf des reinen Laufzeitzugangs, also Hosting-Weiterverkauf – ist bei Activepieces legal. Für ein Unternehmen, das eine Automatisierungs-Engine in das eigene Produkt einbauen und an Kunden verkaufen will, ist das kein Funktionsunterschied, sondern die Frage, ob das Geschäftsmodell überhaupt möglich ist.
• Die Community Edition ist dauerhaft kostenlos und unbegrenzt – endet aber beim „Automatisierungskern”: Die selbstgehostete Community Edition ist komplett gratis und kennt keine Obergrenze für Flows, Ausführungen oder Nutzer. Allerdings nennt die offizielle Preisseite die CE „the automation core” und listet ausdrücklich auf, was fehlt: Agenten und Chat, Projekte, API-Zugriff sowie die gesamte Team- und Admin-Ebene – also SSO, Nutzerrollen, Audit-Logs, Secret Manager, Branding und Git Sync. Diese Liste verdient exakt dasselbe Gewicht wie die Feststellung, dass n8n Community kein SSO, kein Git und keine Umgebungstrennung bietet. In der Cloud gibt es zusätzlich einen eigenen Free-Tarif (1 Platz, unbegrenzte Flows, über 700 Integrationen).
• KI-Agenten wurden nicht in ein kostenpflichtiges Add-on ausgelagert: Als Einziges der fünf Produkte sind KI-Agenten in allen Cloud-Tarifen enthalten, auch im Cloud-Free-Tarif. Das ist die exakte Gegenposition zu Zapier, das Agents separat nach Activities verkauft – dazu kommt native Unterstützung für MCP (Model Context Protocol). Der Geltungsbereich gehört allerdings präzise benannt: Das gilt für die Cloud, und in der self-hosted CE sind weder Agenten noch Chat enthalten. Wer die CE per Docker hochzieht, um kostenlose KI-Agenten zu bekommen, erhält genau diese Funktion nicht.
• Hybrid: On-Premises auch in den kostenpflichtigen Tarifen wählbar: Sowohl Plus für 16 $/Monat (bis 5 Personen) als auch Team für 166 $/Monat (25 Personen inklusive, darüber 25 $ pro Nutzer und Monat) lassen die Wahl zwischen Cloud und On-Premises. Team bringt die fünffache Credit-Menge von Plus, SSO, Standardrollen und unbegrenzte Projekte mit; Ultimate gibt es nur auf Anfrage und liefert Credits auf Jahres- statt Monatsbasis, SCIM-Provisionierung, individuelles RBAC, Audit-Logs und Git Sync. Für die Einbettung in eigene Produkte gibt es Embed ab 36.000 $ pro Jahr.
• Zwei Schwächen, die man ehrlich benennen muss: Erstens sind es mit über 700 Integrationen (Pieces) die wenigsten der fünf. Zweitens veröffentlicht die offizielle Seite die absoluten Credit-Zahlen der Tarife nicht. Dort steht nur „monthly standard credits” beziehungsweise „das Fünffache von Plus”, eine Kapazitätsplanung vor der Einführung ist damit unmöglich. Fragen Sie unbedingt beim Vertrieb nach konkreten Zahlen. Das Unternehmen wurde 2022 von Mohammad AbuAboud und Ashraf Samhouri gegründet und ist ein Y-Combinator-Alumnus.

3. Abrechnungseinheiten, Integrationsbreite und Gratis-Tarife im direkten Duell

Das häufigste Missverständnis beim Vergleich von Workflow-Automatisierungstools lautet: „Welches ist schneller?” Neutrale Benchmarks, die die Performance auf die Sekunde messen, existieren in dieser Kategorie schlicht nicht. Auch die von n8n ausgewiesene „gleichzeitige Ausführung 5/20/200+” ist kein Messwert, sondern eine Tarifspezifikation. Deshalb treten in diesem Abschnitt die drei Achsen an, die die Kaufentscheidung tatsächlich entscheiden – Abrechnungseffizienz, Integrationsbreite und Gratis-Tarif – und zwar ausschließlich mit offiziellen Zahlen.

[Ranking der Abrechnungseffizienz bei Workflows mit vielen Schritten]
n8n            : ⭐⭐⭐⭐⭐ (1 kompletter Durchlauf = 1 Execution, Schrittzahl unbegrenzt)
Power Automate : ⭐⭐⭐☆☆ (feste Platzgebühr, Aktionen aber als PPR gemessen – 40.000/Nutzer·24 h bei Premium)
Activepieces   : ⭐⭐⭐⭐☆ (self-hosted CE ohne Lizenzkosten / Cloud über Credits, Free mit Tageslimit)
Make           : ⭐⭐⭐☆☆ (1 Modulaktion = 1 Credit, dafür günstiger Stückpreis)
Zapier         : ⭐⭐☆☆☆ (1 Aktionsschritt = 1 Task, Verbrauch vervielfacht sich mit der Schrittzahl)

[Ranking der App-Abdeckung]
Zapier         : ⭐⭐⭐⭐⭐ (9.000+ Apps / 30.000+ Aktionen)
Make           : ⭐⭐⭐⭐☆ (2.000–3.000 Apps / 30.000+ Aktionen, 350+ KI-Apps)
n8n            : ⭐⭐⭐☆☆ (1.993 Nodes)
Activepieces   : ⭐⭐☆☆☆ (700+ Pieces)
Power Automate : offizielle Konnektorzahl nicht verfügbar (M365-interne Integration erstklassig)

📈 Offizielle Angaben zur Zahl der Integrationen im Vergleich (08/2026)

Der Grund, warum die Zahl der Make-Integrationen hier nicht auf einen Wert festgenagelt wird, ist simpel: Selbst Makes eigene Website gibt je nach Seite etwas anderes an. Die AI-Agents-Seite spricht von „3.000+ integrations”, die allgemeinen Seiten und die Beschreibung des Gratis-Tarifs von „2.000+ integrations”. Vergleichsartikeln, die sich bei solchen Punkten kurzerhand auf eine Zahl festlegen, sollten Sie nicht trauen.

🆓 Gratis-Tarife im Vergleich – die echte Grenze ist nicht die Task-Zahl

Der häufigste Fehler bei der Wahl eines Gratis-Tarifs ist die Rechnung „100 Tasks bei Zapier, das sind drei am Tag, reicht doch”. Die echte Wand bei Zapier Free sind nicht die Tasks, sondern das Limit von zwei Schritten. „Formular abgeschickt → in die Tabelle schreiben → Slack-Benachrichtigung” hat drei Schritte und lässt sich kostenlos gar nicht erst bauen. Genauso sind die echten Grenzen von Make Free nicht die 1.000 Credits, sondern die zwei aktiven Szenarien und das Mindestintervall von 15 Minuten. Für Echtzeitbenachrichtigungen ist das schlicht unbrauchbar.

Und derselbe Maßstab muss fairerweise auch an Activepieces Free angelegt werden. Activepieces Free bietet unbegrenzte Flows inklusive KI-Agenten und wirkt auf der Funktionsliste am großzügigsten – doch es gibt hier eine Mauer derselben Art. Die Credits, die die offizielle Seite beschreibt, sind nicht monatlich, sondern ein hartes Tageslimit, das jeden Tag mit einem frischen Kontingent aufgefüllt wird; ist die Tagesration verbraucht, bleiben die Flows eingeschaltet, während die restlichen Läufe schlicht nicht durchgehen, bis die Credits am nächsten Tag erneuert werden. Auch der absolute Wert ist nicht veröffentlicht, sodass Sie vorab nicht wissen, wie viele Läufe pro Tag Ihnen zustehen. Für Lernende, die mehrmals täglich Testläufe abfeuern, wiegt das genauso schwer wie das Zwei-Schritt-Limit von Zapier. Auf der Funktionsachse bleibt das Urteil dennoch bestehen: Activepieces Free ist weiterhin der Gratis-Tarif mit den wenigsten Einschränkungen. Bei n8n gibt es in der Cloud keinen dauerhaft kostenlosen Tarif; wer gratis arbeiten will, hat als einzigen Weg die Community Edition auf einem eigenen Server. Für Teams, die das mit einer Docker-Zeile hochziehen, ist das faktisch die stärkste Gratis-Option überhaupt – für alle anderen ist es keine.

🔓 Self-Hosting und Lizenzen im Vergleich – hier liegt die eigentliche Weggabelung

Die Sustainable Use License von n8n erlaubt Nutzung, Modifikation und die Erstellung abgeleiteter Werke für interne Geschäftszwecke sowie die kostenlose, nicht-kommerzielle Weiterverbreitung. Mit der Überarbeitung von 2022 ist außerdem ausdrücklich erlaubt, Beratungs-, Implementierungs- und Supportleistungen rund um n8n kostenpflichtig zu verkaufen. Verboten ist genau eine Sache: den Zugang zur n8n-Laufzeit selbst kostenpflichtig zu verkaufen (Hosting-Weiterverkauf) – dafür braucht es eine separate Enterprise- oder Commercial-Lizenz. Das Missverständnis „ist ja Open Source, also darf ich damit machen, was ich will” ist an genau dieser Stelle am teuersten, prüfen Sie es also vor der Einführung.

Die Lernkurve ist keine Zahl, sondern eine qualitative Einschätzung – die Reihenfolge, auf die sich zahlreiche Reviews einigen, lautet aber von leicht nach schwer: Zapier < Activepieces < Make < Power Automate ≈ n8n. Zapier setzt auf eine lineare Schritt-Oberfläche und einen Copilot-Builder mit natürlicher Sprache, Make verlangt auf dem Node-Canvas ein Verständnis von Routern und Iteratoren, und n8n wird spätestens dann zum echten Entwicklerwerkzeug, wenn JSON-Datenstrukturen und der Code-Node dazukommen. Bei Power Automate ist nicht das Werkzeug schwierig, sondern das Lizenzmodell. Und weil die Toolwahl direkt mit der Teamzusammensetzung zusammenhängt, muss ganz zu Beginn dieselbe Frage stehen wie beim Vergleich von Team-Kollaborationstools: „Wer in unserem Team wird das hier tatsächlich pflegen?”

4. Tarife und Preise im Komplettvergleich (offizielle Listenpreise, August 2026)

[Einstiegspreise auf einen Blick – jeweils offizielle Jahresabrechnung]
Make Core              : 9 $ / Monat         (10.000 Credits, unbegrenzte Plätze)
Power Automate Premium : 15 $ / Nutzer·Monat (20.300 KRW, attended RPA inklusive)
Activepieces Plus      : 16 $ / Monat        (bis 5 Personen, Credits + PAYG)
Zapier Professional    : 19,99 $ / Monat     (750 Tasks, 1 Platz)
n8n Starter            : 20 € / Monat        (2.500 Executions, unbegrenzte Nutzer)

💳 Offizielle Preisliste von n8n (EUR, jährliche Abrechnung / in Klammern monatlich)

Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden erhalten über den Startup-Tarif 50 % Rabatt auf Business. Alle kostenpflichtigen Tarife haben unbegrenzte Nutzer-, Workflow- und Schrittzahlen und enthalten den kompletten Integrationskatalog. Denken Sie allerdings daran, dass bei Starter und Pro der Workflow pausiert werden kann, sobald das Limit überschritten ist.

💳 Offizielle Listenpreise von Zapier nach Task-Stufe (USD/Monat)

Die oberste Stufe reicht bis zu 2 Millionen Tasks pro Monat; das Maximum liegt bei Professional bei 3.389 $ jährlich beziehungsweise 5.099 $ monatlich, bei Team bei 3.999 $ jährlich beziehungsweise 5.999 $ monatlich. Die jährliche Abrechnung ist rund 33 % günstiger als die monatliche, Free umfasst 100 Tasks und 1 Platz, Team enthält 25 Plätze. Achtung: Professional hat nur einen einzigen Platz. Sobald zwei oder mehr Personen Zaps gemeinsam verwalten sollen, ist der Wechsel zu Team (ab 69 $) faktisch erzwungen.

💳 Offizielle Preisliste von Make (USD, Stufe mit 10.000 Credits)

Die offizielle Make-Seite zeigt 9 $/16 $/29 $ zusammen mit dem Jahres-Umschalter „Save 15 % or more!”; die monatlichen Preise liegen bekanntermaßen bei ungefähr 10,6 $ / 18,8 $ / 34 $. Da der Anbieter beide Werte nicht nebeneinander abdruckt, verwendet dieser Artikel ausschließlich die Jahreswerte als belastbare Zahlen.

⚠️ Behalten Sie im Kopf, dass diese Tabelle genau eine Stufe zeigt: die Basisstufe mit 10.000 Credits. Zapier druckt seine komplette Staffel von 750 Tasks bis zwei Millionen direkt auf die Seite. Make funktioniert anders. Auf der offiziellen Preisseite sitzt ein Credit-Schieberegler, der über 10k → 20k → 40k → 80k → 150k → 300k → 500k → 750k → 1 Mio. → … → über 8 Mio. läuft, und mit ihm wandern die Preise von Core/Pro/Teams nach oben. Die Beträge der höheren Stufen erscheinen erst, wenn man den Regler tatsächlich zieht – statisch abgedruckt sind sie nicht –, deshalb führt dieser Artikel sie nicht als belastbare Zahlen. Liegt Ihre Rechnung über 10.000 Credits, gehen Sie auf make.com/en/pricing, stellen Sie den Regler auf Ihren eigenen Credit-Wert und lesen Sie den echten Betrag selbst ab. Activepieces geht noch einen Schritt weiter: Dort ist der absolute Credit-Wert überhaupt nicht veröffentlicht, eine Kapazitätsplanung ist also ohne Vertriebsgespräch unmöglich.

💳 Offizielle Preise von Power Automate und Activepieces

Für Copilot Studio gibt es außerdem die nutzungsabhängige Azure-Option zu 0,01 $ pro Credit (Mehrverbrauch Standard 0,01 $, generativ 0,02 $).

💸 Versteckte Kosten – was die Rechnung aufbläht, ist nicht der Listenpreis

Erstens die optische Täuschung durch unterschiedliche Abrechnungseinheiten. Ein Rechenbeispiel (abgeleitet aus den offiziellen Definitionen der Anbieter, es handelt sich nicht um Messwerte): Ein Workflow mit fünf Schritten, 1.000-mal im Monat ausgeführt, verbraucht bei Zapier 5.000 Tasks, bei n8n 1.000 Executions und bei Make 5.000 Credits. Power Automate rechnet fest pro Platz ab, in seiner Spalte steht deshalb kein Betrag, sondern 5.000 PPR pro Monat (weit unter dem Premium-Limit von 40.000 pro Tag), und Activepieces ist die einzige Spalte, die sich gar nicht berechnen lässt, weil die Credit-Werte nicht veröffentlicht sind.

Erhöhen wir denselben Workflow nun auf 2.000 Durchläufe pro Monat. Zapier landet bei 10.000 Tasks und damit in der Professional-Stufe für 129 $ im Monat (jährlich), während n8n mit 2.000 Executions weiterhin bequem in den Starter-Tarif passt (20 €/Monat, 2.500 Executions). So weit die Rechnung, die überall zitiert wird – und genau an dieser Stelle verschwindet Make still aus dem Vergleich, die häufigste Falle dieser Kategorie. Unter denselben Bedingungen liegt Make bei 10.000 Credits, also Core für 9 $/Monat. Weniger als die Hälfte der 20 € von n8n Starter.

Deshalb ist der Satz „je mehr Schritte, desto überlegener n8n” nur gegenüber Zapier bedingungslos wahr. Gegenüber Make gilt er nur unter Bedingungen, und der Break-even ergibt sich direkt aus der Form der jeweiligen Basisstufe. n8n Starter (20 €) deckt unabhängig von der Schrittzahl 2.500 Executions im Monat ab, während Make Core (9 $) nur so lange hält, wie (Schrittzahl × monatliche Durchläufe) unter 10.000 Credits bleibt. Das heißt: n8n überholt Make in dem Bereich, in dem (Schrittzahl × monatliche Durchläufe) 10.000 übersteigt, die monatlichen Durchläufe selbst aber bei höchstens 2.500 liegen. 15 Schritte × 1.000 Durchläufe im Monat sind bei Make etwa 15.000 Credits – der Regler muss hoch –, während n8n bei 1.000 Executions und damit bei 20 € bleibt. Umgekehrt bleiben Formen mit wenigen Schritten und vielen Durchläufen, etwa 5 Schritte × 2.000 Durchläufe (10.000 Credits) oder 2 Schritte × 3.000 Durchläufe, weiterhin bei Make günstiger. Dass der Abstand mit der Schrittzahl wächst, ist eine Aussage über Zapier; gegenüber Make müssen Sie die beiden Ungleichungen mit Ihren eigenen Zahlen lösen.

Zweitens der Überschreitungstarif. Zapier verkauft Tasks über dem Limit beim monatlichen Auto-Billing zum 2,5-Fachen, jährlich zum 1,25-Fachen. Bei n8n Starter/Pro kann der Workflow bei Überschreitung stehenbleiben. Activepieces rechnet den Mehrverbrauch per PAYG ab. Was davon schlimmer ist, hängt von der Mentalität des Teams ab: Legen Sie vorher fest, ob Ihnen ein Dienst lieber ist, der leise stehenbleibt, oder eine Rechnung, die leise wächst.

Drittens die KI-Add-ons. Bei Zapier laufen Agents (Activities) und Chatbots getrennt vom Hauptabo, bei Make rechnen die nativen KI-Module variabel ab, und bei Power Automate fressen Copilot Cowork und Work IQ zusätzlich zur Platzgebühr Copilot Credits. Man beschreibt die Automatisierungstarife von 2026 am treffendsten als Dreischichtmodell aus „Grundgebühr + Agenten + Verbrauch”. Umgekehrt enthält n8n KI-Credits in den kostenpflichtigen Tarifen und Activepieces KI-Agenten in allen Cloud-Tarifen – je intensiver Sie KI einsetzen, desto planbarer werden diese beiden Produkte im Vergleich.

Viertens – und das ist ausgerechnet der Posten, den dieser Artikel am häufigsten „kostenlos” genannt hat – die Gesamtbetriebskosten (TCO) des Self-Hostings. Bei n8n Community und Activepieces CE ist die Lizenz null, nicht die Kosten. Ein Server, der rund um die Uhr laufen muss (VPS oder eigene Hardware), Backups von Datenbank und Zugangsdaten, TLS-Zertifikate und Domain, Monitoring und jemand in Rufbereitschaft für Störungen sowie die Trennung von Queue und Workern bei steigendem Volumen – all das landet beim Team. Die Serverkosten selbst schwanken je nach Ausstattung und Anbieter so stark, dass dieser Artikel keine Spanne festschreibt; denn unterschätzt wird nicht das Geld, sondern die Personenstunden.

Der prominenteste Posten dieser Stunden ist die Arbeit an Versions-Upgrades. Die n8n-2.x-Migration aus Tipp 3 im nächsten Kapitel – blockierter Zugriff des Code-Node auf Umgebungsvariablen, standardmäßig deaktivierte ExecuteCommand- und LocalFileTrigger-Nodes, entfernter In-Memory-Binärmodus – ist genau diese Kosten. Eine Änderung, die in der Managed Cloud der Anbieter absorbiert hätte, zahlt beim Self-Hosting Ihr Team durch Prüfen, Korrigieren und Neu-Deployen sämtlicher Workflows. Beantworten Sie deshalb vor der Entscheidung diese Frage: „Wie viele Stunden im Monat stecken wir in Serverpflege und Upgrades, nur um uns einen n8n Starter für 20 € (oder ein Activepieces Plus für 16 $) zu sparen?” Übersteigen die Personalkosten dieser Stunden das Abo, dann muss der Grund fürs Self-Hosting Datensouveränität heißen und nicht Kostenersparnis. Für ein Team, dessen Daten das Haus wirklich nicht verlassen dürfen, ist dieser Preis gerechtfertigt; für ein Team, das nur zwanzig Euro sparen will, ist es meist ein Verlustgeschäft.

5. Die finale Empfehlung nach Nutzertyp

Jetzt geht es darum, den bisherigen Vergleich von Workflow-Automatisierungstools in eine echte Entscheidung zu übersetzen. Wählen Sie unter den folgenden sieben Personas genau die eine, die Ihrer Lage am nächsten kommt – die Kandidatenliste schrumpft dann ganz von selbst auf ein oder zwei Produkte.

🎯 1) Start-up mit ein bis zwei Entwicklern und Datenpipelines mit über zehn Schritten

• Die beste Wahl: n8n
• Begründung: Weil ein kompletter Workflow-Durchlauf als eine Execution zählt, steigen die Kosten nicht, egal wie viele Schritte Sie hinzufügen. Starter für 20 €/Monat bietet unbegrenzte Nutzer, Workflows und Schritte, dazu 2.300 KI-Credits. Dieselbe Aufgabe in Zapier gebaut zieht Tasks in Vielfachen der Schrittzahl ab.

🎯 2) Team ohne Entwickler, das 20 Marketing- und Sales-SaaS-Tools verbinden muss

• Die beste Wahl: Zapier
• Begründung: Über 9.000 Apps und über 30.000 Aktionen sind gegenüber den anderen vier eine andere Größenordnung. Mit der linearen Schritt-Oberfläche und dem Copilot-Builder in natürlicher Sprache bekommen auch Nicht-Entwickler ihre erste Automatisierung noch am selben Tag zum Laufen. Ab zwei Personen sollten Sie allerdings nicht Professional mit seinem einzigen Platz, sondern gleich Team (ab 69 $, 25 Plätze) prüfen.

🎯 3) Kleines Team mit knappem Budget, das Verzweigungen und Schleifen visuell bauen will

• Die beste Wahl: Make
• Begründung: Core kostet bei jährlicher Abrechnung 9 $ im Monat für 10.000 Credits, und alle kostenpflichtigen Tarife haben unbegrenzte Plätze, die Kosten steigen bei wachsender Teamgröße also nicht. Wer sich einmal in Router und Iteratoren eingearbeitet hat, kann komplexe Verzweigungen direkt auf dem Canvas mit den Augen kontrollieren. Wenn Sie KI-Module intensiv einsetzen wollen, messen Sie den variablen Credit-Verbrauch unbedingt im ersten Monat.

🎯 4) Unternehmen mit M365 im Einsatz, das auch API-lose Legacy-Systeme automatisieren muss

• Die beste Wahl: Power Automate
• Begründung: Es ist das einzige der fünf Produkte mit nativem RPA (Desktop-Flows), und in Premium für 15 $ (20.300 KRW) pro Nutzer und Monat ist attended RPA enthalten. Für unbeaufsichtigte Läufe kommt Process (150 $/Bot, 202.700 KRW) hinzu. Die Governance auf Basis von Entra ID und Purview macht die Sicherheitsfreigabe am einfachsten, und als einziges Produkt mit offiziellem Preis in koreanischen Won erleichtert es Beschaffungsanträge erheblich – ein Punkt, der vor allem für Teams zählt, die in Korea einkaufen. Ein wichtiger Vorbehalt: Ein fester Platzpreis bedeutet nicht unbegrenzte Ausführungen. Premium ist auf 40.000 Power Platform Requests pro Nutzer und 24 Stunden gedeckelt, Process auf 250.000 pro Lizenz (mitgezählt werden eingebaute Aktionen, Fehlschläge und Wiederholungen); wird das überschritten, greift Throttling. Wer hochfrequente Flows hat, plant das Kapazitäts-Add-on (+50.000/24 h) oder Pay-as-you-go von Anfang an ins Lizenzdesign ein.

🎯 5) Unternehmen, das einen Automatisierungs-Builder ins eigene SaaS einbetten oder weiterverkaufen will

• Die beste Wahl: Activepieces
• Begründung: Dank MIT-Lizenz gibt es keinerlei Einschränkungen für kommerziellen Weiterverkauf oder die Vermarktung als SaaS. Was n8ns fair-code-Lizenz verbietet – der kostenpflichtige Verkauf der Laufzeit – ist hier legal. Wer ein vollwertiges White-Label braucht, bekommt mit Embed (ab 36.000 $/Jahr) ein JavaScript-SDK und einen einbettbaren Builder.

🎯 6) Team, das mit Kundendaten und internen Datenbanken arbeitet und nichts in fremde Clouds geben darf

• Die beste Wahl: n8n Community oder Activepieces Community Edition
• Begründung: Beide sind self-hosted kostenlos und kennen keine Obergrenze für Executions beziehungsweise Flows. Allerdings muss man bei beiden Community-Editionen mit demselben Maßstab hinschauen, was fehlt. n8n Community fehlen SSO, Git-Versionierung und Umgebungstrennung (dev/prod) – wer das braucht, muss auf Business (667 €/Monat) oder Enterprise wechseln. Und die Community Edition von Activepieces endet nach eigener Aussage beim „Automatisierungskern” und lässt Agenten und Chat, Projekte, API-Zugriff, SSO, Nutzerrollen, Audit-Logs, Secret Manager, Branding und Git Sync weg. Zwei dieser Lücken treffen genau dieses Profil ins Mark: Ohne Secret Manager lassen sich Zugangsdaten nicht an einen externen Vault delegieren (exakt der Punkt „Wo liegen die Zugangsdaten?” aus der Checkliste weiter unten), und ohne API-Zugriff sind Deployment-Automatisierung und die Anbindung externer Audit-Werkzeuge versperrt. Sind Audit-Logs, SCIM, Git Sync und Secret-Verwaltung harte Anforderungen, heißen die realen Kandidaten Activepieces Ultimate oder n8n Enterprise. Beziehen Sie bei der Entscheidung auch die Self-Hosting-TCO (Kapitel 4) und den Lizenzcharakter mit ein (fair-code gegen MIT).

🎯 7) Solo-Selbstständige, die noch nie etwas automatisiert haben

• Die beste Wahl: mit Activepieces Free oder Make Free starten
• Begründung: Bei Zapier Free blockiert nicht das 100-Task-Limit zuerst, sondern die Beschränkung auf zwei Schritte, und bei Make Free sind es die zwei aktiven Szenarien und der 15-Minuten-Takt. Activepieces Free hat zwar nur einen Platz, bietet aber unbegrenzte Flows samt KI-Agenten und damit auf der Funktionsachse für Lernzwecke die wenigsten Einschränkungen. Eine Mauer hat allerdings auch dieser Tarif: Die Credits sind ein hartes Tageslimit, das täglich neu aufgefüllt wird, kein Monatstopf – ist die Tagesration verbraucht, bleiben die Flows eingeschaltet, während die restlichen Läufe still ausfallen (der Wert ist nicht veröffentlicht). Wenn mitten im Lernen plötzlich nichts mehr ausgeführt wird, ist das vermutlich kein Defekt, sondern ein aufgebrauchtes Kontingent: am nächsten Tag noch einmal probieren. Erst ein Gefühl entwickeln, dann anhand der tatsächlichen Workflow-Form einen kostenpflichtigen Tarif wählen – diese Reihenfolge ist am günstigsten.

6. Praxistipps und typische Fehler

✅ Tipp 1) Notieren Sie „Schrittzahl × Durchläufe pro Monat” auf Papier, bevor Sie ein Tool wählen

Sie können jeden Vergleich von Workflow-Automatisierungstools noch so gründlich lesen – wenn Sie diese Rechnung überspringen, bringt es nichts. Die meisten gescheiterten Einführungen in dieser Kategorie scheitern daran, dass zuerst auf die Tarife geschaut wurde, bevor die Form der Workflows vermessen war. Drehen Sie die Reihenfolge um. Wählen Sie drei bis fünf Workflows aus, die Sie automatisieren wollen, und notieren Sie für jeden, aus wie vielen Aktionsschritten er besteht und wie oft er im Monat ausgelöst wird. Danach rechnen Sie für Zapier (Schrittzahl × Durchläufe) die Tasks aus, für n8n allein über die Durchläufe die Executions und für Make (Modulzahl × Durchläufe) die Credits. Setzen Sie einfach das Beispiel ein – 5 Schritte × 1.000 Durchläufe pro Monat ergeben 5.000 Tasks bei Zapier, 1.000 Executions bei n8n und 5.000 Credits bei Make –, und in 30 Minuten haben Sie die Umrisse davon, welches Tool für Ihr Team günstig ist.

Eine ehrliche Einschränkung gehört allerdings dazu: In einen Betrag übersetzt sich diese Rechnung nur bei Zapier und n8n – nur diese beiden drucken ihre komplette Staffel auf die Seite. Make verlangt, dass Sie den Credit-Regler auf der offiziellen Seite bewegen, sobald Ihr Ergebnis 10.000 Credits übersteigt. Bei Power Automate wird aus der Übung eine andere Frage: nicht „wie viel kostet das”, sondern „passt das in 40.000 PPR pro Nutzer und Tag bei Premium?”. Und Activepieces liefert ohne Vertriebsgespräch überhaupt keine Zahl, weil die Credit-Werte nicht veröffentlicht sind. Rechnen Sie für alle fünf – erwarten Sie aber nur von zweien eine Antwort auf dem Papier und setzen Sie für die anderen drei den Prüfschritt in den Kalender.

✅ Tipp 2) Bei Zapier zuerst alles mitnehmen, was keine Tasks verbraucht

Bei Zapier verbrauchen Tables und Forms keine Tasks. Lagert man Zwischendaten in ein externes Google Sheet aus, kostet jedes Lesen und Schreiben einen Task – liegen sie dagegen in Zapier Tables, ist dieser Teil gratis. Canvas ist in allen Tarifen enthalten, zeichnen Sie also zuerst den Bauplan Ihres Workflows und nutzen Sie das, um Schritte einzusparen. Umgekehrt teilen sich AI by Zapier, Code-Schritte und Zapier MCP denselben Task-Pool wie die Automatisierungen – wer MCP an Claude oder ChatGPT hängt und dann nicht hinschaut, dem verschwindet das Automatisierungsbudget leise unter den Händen.

✅ Tipp 3) Beim Umstieg auf n8n 2.x zuerst das Migrationstool laufen lassen

n8n 2.x hat die Sicherheit deutlich angezogen. Der Zugriff auf Umgebungsvariablen aus dem Code-Node ist standardmäßig blockiert, die Nodes ExecuteCommand und LocalFileTrigger sind ab Werk deaktiviert, und der In-Memory-Modus für Binärdaten wurde vollständig entfernt. Workflows, die sich in der 1.x-Zeit auf diese Funktionen gestützt haben, scheitern nach dem Upgrade lautlos. Führen Sie unbedingt zuerst das von n8n bereitgestellte Migrationstool zur Kompatibilitätsprüfung vor dem Upgrade aus und verankern Sie die neue Trennung von Save und Publish als Teamregel. Der eine Satz „Save ist Entwurf, nur Publish ist Produktion” halbiert die Zahl der Vorfälle.

✅ Tipp 4) Wer in Make KI-Module einsetzt, plant den ersten Monat als „Beobachtungsphase”

Mit der Umstellung von Operations auf Credits im August 2025 blieben Preise und Limits eingefroren, aber die nativen OpenAI-/Anthropic-Konnektoren und die Bildverarbeitungsmodule rechnen seither variabel nach tatsächlichem Verbrauch ab. Dasselbe Szenario verbraucht also je nach Eingabelänge unterschiedlich viele Credits. Lassen Sie es einen Monat lang mit Free (1.000 Credits) oder Core (9 $) laufen, prüfen Sie den tatsächlichen Verbrauch in den Logs und legen Sie erst dann die Stufe fest. Beachten Sie dabei: Ausführungsprotokolle werden von Free bis Teams nur 30 Tage aufbewahrt, die Auswertung muss also innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen sein. Falls Sie noch überlegen, welches LLM Sie anbinden, sparen Sie Credits, indem Sie sich zuerst im Artikel KI-Modelle im Vergleich die Eigenheiten der einzelnen Modelle ansehen.

✅ Tipp 5) Bei Power Automate ist „Lizenzdesign” gleichbedeutend mit Implementierung

Der häufigste Fehler bei diesem Produkt ist die Verwechslung von attended und unattended. Attended RPA, das auf einem PC mit angemeldetem Nutzer läuft, ist in Premium (15 $ pro Nutzer/Monat) enthalten, für unattended RPA, das nachts unbeaufsichtigt läuft, braucht es zusätzlich Process (150 $ pro Bot/Monat). Der Großteil der Supportanfragen nach dem Muster „Im Test lief es, im Nachtbatch nicht” entsteht genau hier. Da außerdem die Dataverse-Kapazität je SKU unterschiedlich ist (Premium DB 250 MB, Process und Hosted Process DB 50 MB), sollten Sie bei datenintensiven Flows zuerst die Kapazität kalkulieren. Manche M365-Tarife enthalten ein auf Standardkonnektoren beschränktes Nutzungsrecht, das ist aber je Tarif verschieden – prüfen Sie unbedingt Ihren eigenen Vertrag.

❌ Typischer Fehler 1) Veralteten Preistabellen blind vertrauen

Zapiers Dreiteilung Starter / Professional / Company ist längst abgeschafft, und trotzdem zitieren zahlreiche Vergleichsartikel weiterhin „Starter 20 $”. Bei Activepieces ist es dasselbe: Diverse Review-Seiten stellen ein altes Preisgefüge wie „Plus 25 $/Monat, Business 150 $/Monat, kostenlos 1.000 Tasks, 2 aktive Flows” als Stand 2026 dar – im direkten Widerspruch zur offiziellen Seite (16 $/166 $, unbegrenzte Flows, Credit-Basis). Auch die alten SKU-Bezeichnungen „per user plan / per flow plan” von Power Automate sind Geschichte. Holen Sie sich Preise ausschließlich von den offiziellen Seiten und prüfen Sie sie mit dem heutigen Datum neu.

❌ Typischer Fehler 2) Alles ohne Migrationsplan in ein einziges Tool kippen

Die praktische Lehre aus dem Aus von Relay.app lautet nicht „Nutze keine kleinen Anbieter”, sondern „Sorge dafür, dass du jederzeit wieder rauskommst”. Relay.app hat immerhin den Export von Workflows, Sequenzen und MCP-Servern als JSON und von Tabellen als CSV geöffnet. Prüfen Sie bei der Einführung drei Dinge: (1) Lassen sich die Workflow-Definitionen als Code/JSON exportieren? (2) Wo werden die Zugangsdaten gespeichert? (3) Gibt es einen Notausgang in Richtung Self-Hosting? Unter diesem Blickwinkel sind n8n Community und die Activepieces Community Edition strukturell im Vorteil. Und wenn Sie sich Sorgen machen, wo die Arbeitsdaten Ihres Teams landen, übertragen Sie einfach die Perspektive der Datenportabilität aus dem Vergleich von Projektmanagement-Tools eins zu eins auf Ihre Automatisierungstools.

7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F. Was ist günstiger, n8n oder Zapier?

Das hängt an der Schrittzahl Ihres Workflows. n8n zählt einen kompletten Durchlauf als 1 Execution, Zapier einen erfolgreichen Aktionsschritt als 1 Task. Ein Workflow mit fünf Schritten, 1.000-mal im Monat ausgeführt, ergibt bei n8n 1.000 Executions und bei Zapier 5.000 Tasks. Je mehr Schritte, desto stärker fährt n8n voraus; bei ein- bis zweistufigen Benachrichtigungen schrumpft der Abstand deutlich. Rechnen Sie außerdem ein, dass Zapier Professional nur einen Platz hat und Sie im Teambetrieb auf Team (ab 69 $) wechseln müssen.

F. Gibt es bei n8n einen dauerhaft kostenlosen Tarif?

Für n8n Cloud gibt es 2026 keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Angeboten wird nur eine 14-tägige Testphase (1.000 Executions, keine Kreditkarte nötig), wobei die Rechenleistung während des Tests auf Starter-Niveau liegt. Wer dauerhaft kostenlos arbeiten will, hat als einzigen Weg die selbstgehostete Community Edition; dort sind die Executions unbegrenzt, dafür fehlen SSO, Git-Versionierung und Umgebungstrennung.

F. Ist n8n Open Source? Darf ich damit einen Dienst an Kunden verkaufen?

n8n ist fair-code unter der Sustainable Use License und damit kein Open Source im Sinne der OSI. Nutzung, Modifikation und abgeleitete Werke für interne Geschäftszwecke sind erlaubt, und seit der Überarbeitung von 2022 dürfen auch Beratungs-, Implementierungs- und Supportleistungen rund um n8n kostenpflichtig verkauft werden. Untersagt ist jedoch, den Zugang zur n8n-Laufzeit selbst zu verkaufen (Hosting-Weiterverkauf) – dafür braucht es eine separate Enterprise- oder Commercial-Lizenz. Wenn Weiterverkauf Ihr Ziel ist, lautet die Antwort Activepieces mit seiner MIT-Lizenz.

F. Welches Tool eignet sich am besten für einen kostenlosen Einstieg in die Automatisierung?

Die Einschränkungen sind unterschiedlicher Natur. Zapier Free bietet 100 Tasks und 1 Platz, erlaubt aber nur zweistufige Workflows, sodass alles ab drei Stufen gar nicht möglich ist. Make Free hat 1.000 Credits, dazu 2 aktive Szenarien und ein Mindestintervall von 15 Minuten, was es für Echtzeitbenachrichtigungen untauglich macht. Activepieces Free hat zwar nur einen Platz, enthält aber unbegrenzte Flows und KI-Agenten und damit auf der Funktionsachse die wenigsten Grenzen. Die Credits sind allerdings ein hartes Tageslimit, das täglich neu aufgefüllt wird, kein Monatstopf – ist die Tagesration verbraucht, bleiben die Flows an, während die restlichen Läufe still ausfallen (Wert nicht veröffentlicht). Wer einen eigenen Server hochziehen kann, fährt mit n8n Community und unbegrenzten Executions am stärksten – dafür trägt das Team die Serverbetriebskosten und den Aufwand für Versions-Upgrades.

F. Es heißt, Makes „Operations” gebe es nicht mehr – ist der Preis gestiegen?

Nominell nicht. Zum 27. August 2025 wurden Operations lediglich in Credits umbenannt, Preise und Limits blieben eingefroren, und Restbestände wurden 1:1 umgestellt. Eine reale Änderung ist allerdings, dass die nativen KI-Module (OpenAI/Anthropic/Bildverarbeitung usw.) von pauschal 1 Credit auf variable Credits nach tatsächlichem Verbrauch umgestellt wurden. Bei KI-lastigen Szenarien können die gefühlten Kosten also durchaus steigen.

F. Lohnt sich Power Automate auch für Unternehmen ohne M365?

Eher nicht. Die größte Stärke des Produkts ist die Integration in den M365-Governance-Stack aus Entra ID, Purview, Teams und SharePoint – ohne M365 fällt dieser Vorteil weg und es bleiben nur die Platzkosten von 15 $ (20.300 KRW) pro Nutzer und Monat übrig. Wenn Sie jedoch zwingend Legacy-Systeme ohne API automatisieren müssen (RPA), bleibt es unabhängig von M365 ein Kandidat, denn es ist das einzige der fünf Produkte mit nativem RPA.

F. Welches Tool ist für den Einsatz von KI-Agenten am günstigsten?

Hier trennen sich die Abrechnungsmodelle. Activepieces liefert KI-Agenten in allen Cloud-Tarifen inklusive Cloud-Free und unterstützt zudem MCP nativ. Achten Sie auf den Geltungsbereich: Die self-hosted Community Edition enthält weder Agenten noch Chat, wer sie also für kostenlose KI-Agenten hochzieht, steht ohne die Funktion da. Kostenlose Agenten heißt: Cloud-Free-Tarif. Make AI Agents sind Beta, aber in allen Tarifen inklusive Free nutzbar, und Sie können Ihren eigenen LLM-Schlüssel (BYOK) anbinden. n8n erlaubt mit dem LangChain-basierten AI-Agent-Node mehrstufige Agentenkonstruktionen und legt KI-Credits in die kostenpflichtigen Tarife. Zapier Agents werden dagegen nicht über Tasks, sondern separat über Activities abgerechnet (400 kostenlos pro Monat, Agents Pro ab rund 33,33 $ im Monat bei jährlicher Zahlung) – die komplexeste Kostenstruktur der fünf.

F. Was passiert, wenn ein Automatisierungstool plötzlich eingestellt wird?

Die am 16. Juli 2026 angekündigte Einstellung von Relay.app ist der reale Fall dazu. Kostenlose Konten laufen am 15. August 2026 um 23:59 Uhr (PT) aus, zahlende am 14. September 2026 um 23:59 Uhr (PT), Neuanmeldungen wurden gestoppt. Die Abos wurden zum Ankündigungsdatum gekündigt, es gab also keine weiteren Rechnungen, und Workflows, Sequenzen sowie MCP-Server ließen sich als JSON, Tabellen als CSV exportieren. Einen Grund für die Einstellung gab es nicht. Die Lehre ist eindeutig: Klären Sie vor der Einführung unbedingt, ob Sie Ihre Workflow-Definitionen als Datei herausbekommen, und wählen Sie nach Möglichkeit ein Produkt mit einem Notausgang in Richtung Self-Hosting.

F. Was kostet Self-Hosting tatsächlich?

Die Lizenz kostet null, die Gesamtkosten nicht. Die Software selbst ist bei n8n Community wie bei Activepieces CE gratis, aber ein rund um die Uhr laufender Server (VPS oder eigene Hardware), Backups von Datenbank und Zugangsdaten, TLS-Zertifikate und Domain, Monitoring und Störungsbehebung sowie die Trennung von Queue und Workern bei wachsendem Volumen sind Kosten Ihres Teams. Die Serverpreise schwanken je nach Ausstattung und Anbieter so stark, dass dieser Artikel sie nicht auf einen Wert festlegt. Die Entscheidungsregel schrumpft stattdessen auf eine Zeile: Übersteigen die Personalkosten der Personenstunden, die Sie monatlich in Serverpflege und Versions-Upgrades stecken, einen n8n Starter für 20 € (oder ein Activepieces Plus für 16 $), dann muss der Grund fürs Self-Hosting Datensouveränität heißen und nicht Kostenersparnis. Rechnen Sie noch dazu, was die jeweilige Community-Edition weglässt (n8n: SSO, Git, Umgebungstrennung; Activepieces CE: Agenten und Chat, Projekte, API-Zugriff, SSO, Rollen, Audit-Logs, Secret Manager, Git Sync), und der Vergleich wird ehrlich.

F. Kann ich meine Workflows von Zapier zu n8n migrieren?

Ein automatischer Konverter existiert nicht. Keiner der beiden Anbieter bietet ein offizielles Werkzeug, das einen Zapier-Zap in ein n8n-Workflow-JSON überführt – die Migration ist faktisch ein manueller Neuaufbau. Und das ist ohnehin der bessere Weg: Sobald die Abrechnungseinheit von Tasks auf Executions wechselt, dreht sich ein Design, das bei Zapier für feines Aufsplitten bestraft wurde, in n8n zugunsten der Bündelung in einem Workflow. Wer eins zu eins portiert, verschenkt die Hälfte des Abrechnungsvorteils. Die realistische Reihenfolge lautet: (1) zuerst nur die zwei bis drei traffic-stärksten Zaps in n8n neu bauen und dabei echte Ausführungszahlen und Wartungsaufwand messen, (2) Zugangsdaten im neuen Tool frisch ausstellen und (3) beide Tools eine Weile parallel betreiben und die Ergebnisse abgleichen, bevor Sie umschalten. Wenn Sie vorher Trigger- und Aktionsaufbau der bestehenden Zaps dokumentieren – Notizen oder Screenshots –, geht der Neuaufbau deutlich schneller.

F. Und wenn ich mich am Ende für genau eines entscheiden muss?

„Kommt darauf an” zu antworten heißt, nicht zu antworten – deshalb benenne ich einen Standard. Für ein Team ohne unterscheidende Bedingungen lautet der Standard Make Core (9 $/Monat bei Jahreszahlung, unbegrenzte Plätze, unbegrenzte aktive Szenarien). Die Gründe stehen bereits in den Preistabellen dieses Artikels: der niedrigste Einstiegspreis der fünf, eine Rechnung, die mit wachsendem Team nicht steigt, und die günstigste Gesamtsumme bei der häufigsten Workflow-Form – wenige Schritte, viele Durchläufe. Wenn Sie keine Entwickler haben, kein M365 nutzen, keinen Weiterverkauf planen und die Form Ihrer Workflows noch nicht feststeht, ist der Start hier die wahrscheinlichkeitsrichtige Wahl.

Drei Bedingungen sprechen gegen Make: wenn Sie KI-Module schwer belasten und den variablen Credit-Verbrauch nicht prognostizieren können; wenn Ihre Daten nicht in eine externe Cloud dürfen (Make bietet kein Self-Hosting); und wenn eine zwingend benötigte Integration im Katalog von Make fehlt.

Für die anderen vier je eine Zeile „so bitte nicht”. n8n: Ohne Entwickler zur Wartung oder bei ein- bis zweistufigen Workflows kosten Lernkurve und Self-Hosting-Betrieb mehr, als Sie sparen. Zapier: Bei vielen Schritten oder ab zwei Personen in der Zap-Verwaltung (Professional hat 1 Platz) wird es doppelt zur teuersten Option – über Tasks und über Plätze. Power Automate: Ohne M365 und ohne RPA-Bedarf bleiben nur Platzkosten und Lizenzkomplexität. Activepieces: Ohne Weiterverkaufs- oder Einbettungspläne und mit der benötigten App außerhalb der 700 Integrationen gibt es keinen besonderen Grund dafür.

Und in der Praxis fahren viele Teams zweigleisig. Eine typische Kombination: interne Pipelines auf selbstgehostetem n8n, die SaaS-Verknüpfungen des Marketingteams in Zapier.

8. Fazit: die Workflow-Automatisierung 2026 auf den Punkt gebracht

Im August 2026 lautet das Fazit dieser Kategorie nicht „Welches Produkt ist das beste?”, sondern „Zu welcher Abrechnungseinheit passt die Form meines Workflows?” Zapier verteidigt mit über 9.000 Apps weiterhin seinen Burggraben, n8n hat sich mit der SAP-Investition eine Bewertung von 5,2 Milliarden US-Dollar erarbeitet und seine strukturellen Waffen – Abrechnung pro Execution und Self-Hosting – geschärft, Make hält kleine und mittlere Teams mit 9 $ Einstiegshürde und unbegrenzten Plätzen, Power Automate verteidigt mit RPA und offiziellem Won-Preis den koreanischen Unternehmensmarkt, und Activepieces verkauft mit der MIT-Lizenz eine Freiheit, die die anderen vier nicht nachbauen können.

Ein Trend lässt sich bei allen fünf Produkten gleichermaßen beobachten: Die Tarife werden zu einem Dreischichtmodell aus „Grundgebühr + KI-Agenten + Verbrauch” umgebaut. Microsoft hat den offiziellen Schwenk vom Per-Seat-SaaS zum Hybrid aus „Platz + Agent + Verbrauch” vollzogen, Zapier hat Agents und Chatbots aus dem Hauptabo herausgelöst, und Make hat ausgerechnet die KI-Module auf variable Credits umgestellt. In dieser Entwicklung sind die vergleichsweise planbaren Kandidaten n8n, das KI-Credits in die Tarife legt, und Activepieces, das KI-Agenten in allen Cloud-Tarifen standardmäßig mitliefert (wobei auch bei Activepieces die self-hosted CE keine Agenten enthält).

Zum Schluss noch einmal die Frage, die Relay.app hinterlassen hat: Ob das heute gewählte Tool in zwei Jahren noch existiert, weiß niemand. Klären Sie deshalb schon am ersten Tag, ob Sie Workflow-Definitionen exportieren können, wo die Zugangsdaten liegen und ob es einen Notausgang in Richtung Self-Hosting gibt. Wer diese drei Punkte abhakt, vermeidet mit jedem Tool zumindest den Worst Case. Automatisierung arbeitet, einmal gebaut, still vor sich hin – aber zum echten Entwurf gehört auch die Vorbereitung auf den Tag, an dem diese Stille zerbricht.

Zusammenfassung: die passende Empfehlung für Ihre Situation
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Keine unterscheidenden Bedingungen (Standard)   → Make Core (9 $/Monat, Plätze & Szenarien unbegrenzt)
Entwickler im Team + Pipeline mit 10+ Schritten → n8n (Starter 20 €/Monat, Abrechnung pro Execution)
Nicht-technisches Team + 20+ SaaS-Anbindungen   → Zapier (Professional 19,99 $ / Team ab 69 $)
Minimales Budget + visuelle Verzweigungslogik   → Make (Core 9 $/Monat, unbegrenzte Plätze)
Bereits M365 im Einsatz + RPA nötig             → Power Automate (Premium 20.300 KRW/Nutzer·Monat)
Einbettung/Weiterverkauf im eigenen Produkt     → Activepieces (MIT / Embed ab 36.000 $/Jahr)
Daten dürfen das Haus nicht verlassen           → n8n Community oder Activepieces CE
                                                  (Lizenz 0; Server, Betrieb und Upgrades kommen dazu)
Kompletter Einstieg + Lernzwecke                → Activepieces Cloud-Free
                                                  (unbegrenzte Flows + KI-Agenten, Credits mit hartem Tageslimit)
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※ Alle Preise laut den offiziellen Seiten der Anbieter, Stand 02.08.2026.
  Power Automate ist das einzige Produkt mit einem offiziellen Preis in koreanischen Won.
  Power Automate ist zwar fest pro Platz, hat aber bei Premium ein separates Kontingent von 40.000 PPR pro Nutzer und 24 h.

Zeichnen Sie die Workflows Ihres Teams auf ein Blatt Papier und multiplizieren Sie Schrittzahl mit Durchläufen. Die Antwort auf den Vergleich von Workflow-Automatisierungstools steckt bereits in diesem Ergebnis. 🚀